Digitale processen-verbaal inzake omgeving: is de gemeente mee?

Op maandag 25 maart 2024 ging het Vlaams Handhavingsplatform (VPH) van start voor gemeentelijke processen-verbaal inzake milieu en ruimtelijke ordening. Het Vlaams Handhavingsplatform is de centrale, beveiligde online databank met dossiergebonden informatie voor handhavers. Daarin komen in eerste instantie digitale vaststellingen van overtredingen en dossiers van de Vlaamse beboetingsinstantie. Processen-verbaal (PVs) van gemeentelijke toezichthouders bestaan voortaan alleen nog digitaal en in het VHP. 

Voor onroerend erfgoed ging het platform al op 15 december 2023 van start. Daardoor waren 25 gemeenten al aangesloten. De lokale politie is niet aangesloten. Ook gemeenten die verbaliseren overlaten aan bijvoorbeeld een intergemeentelijk samenwerkingsverband, hebben toegang nodig tot het platform, bijvoorbeeld om het te raadplegen of als onderbouwing van een besluit van de burgemeester.

Welke voordelen biedt het VHP?

Met het VHP kan je je eigen PVs versturen, andermans PVs raadplegen in de handhavingsbibliotheek of een melding krijgen dat je PV heeft geleid tot een administratieve boete. Het VHP zorgt ook voor de bewaring van de digitale documenten gedurende de volledige levenscyclus: de papieren administratie verdwijnt.

Het VHP is verbonden met de Magda Documentendienst van de Vlaamse Overheid. Deze dienst neemt de logistieke afhandeling van kennisgevingen volledig over. Ze controleert of de ontvanger zijn e-box heeft geactiveerd. Als dat niet het geval is, zorgt de dienst zelf voor een papieren afdruk en verzending via de post. Ook aangetekende verzendingen zijn mogelijk.

In het Vlaams Parlement is recent een voorstel ingediend dat een deel van de inkomsten van de boetes, geïnd door de beboetingsinstanties, laat terugvloeien naar de gemeenten. Het bedrag dat terugvloeit naar een gemeente, hangt onder andere af van het aantal PV's en verslagen van vaststelling die in het VHP zijn opgenomen.

Hoe kun je toetreden en hoeveel gemeenten deden dat al?

• Tot nu toe heeft 85% van de gemeenten zich aangesloten. Dit aantal zal waarschijnlijk nog stijgen. Het Agentschap Justitie en Handhaving (AJH) moedigt de overige gemeenten aan om ook mee te doen om 100% deelname te bereiken.
• Gemeenten moeten een protocol ondertekenen met het AJH. Normaal doet de gemeenteraad dit, maar het kan ook door het schepencollege gedaan worden. Als taken zijn overgedragen aan een intergemeentelijk samenwerkingsverband, moet er ook een aanvullende overeenkomst getekend worden.
• Als je niet aansluit, krijgt de gemeente niet alleen geen geld terug, maar kan ze ook geen juiste digitale processen-verbaal maken.
• Heel wat gemeenten die al meedoen, moeten nog de Magda documentendienst opzetten voor verzendingen. Er is een handleiding voor deze procedure. Het AJH vraagt om dit zo snel mogelijk in orde te brengen.
• Ongeveer 460 mensen hebben trainingen gevolgd om te leren hoe het systeem werkt. Deze trainingen zijn voorbij, maar je kunt de infosessie en trainingssessie nog online bekijken.
• Gemeenten kunnen hun eigen systemen koppelen aan het nieuwe systeem via een speciale programmeerinterface (API) zodat de processen-verbaal (PV's) automatisch kunnen worden doorgestuurd. Het VHP team is reeds in gesprek met de IT partners van de gemeenten hierover. Als ze nog geen eigen systeem hebben, moeten ze hun PV’s direct in het nieuwe systeem invoeren via een 'User Interface' (UI). Een lokale beheerder in de gemeente wijst dan medewerkers aan die het systeem mogen gebruiken.

Wat staat er verder nog op de planning?

Een paar weken nadat gemeenten zich hebben aangesloten, krijgen ze instructies toegang te geven aan de bevoegde personen tot de handhavingsbibliotheek en het sanctieregister. 

Ook wordt er continu gewerkt aan het verbeteren van het systeem. Begin 2025 komt er een grote update. Dan kunnen herstelinstanties alle gegevens over maatregelen invoeren in het systeem, en zal er ook een nieuwmaatregelenregister beschikbaar zijn.

• Wil je meer informatie? Bekijk dan de confluence-pagina over het VHP. 
• Als je niet vindt wat je zoekt, neem dan contact op met vhp.support@vlaanderen.be.