'Tot voor kort runde ik de communicatiedienst helemaal alleen, maar dankzij de integratie van gemeente en OCMW zit ik nu samen met een collega die voor het OCMW halftijds met communicatie bezig was,’ zegt Kim Maex. ‘Dat is een grote vooruitgang, niet alleen omdat we nu taken kunnen verdelen, maar vooral omdat we ideeën kunnen uitwisselen. Iemand hebben met wie je kunt brainstormen, dat is goud waard.’
‘We werkten natuurlijk al een tijdje goed samen, maar zodra we een gemeenschappelijke algemeen en financieel directeur hadden, konden we ons toeleggen op het gezamenlijke verhaal voor de hele organisatie. Dat vergde aanpassingen van beide kanten, en we blijven zoeken naar de beste manieren om al het personeel te bereiken. Niet alle personeelsleden hebben immers even vlot toegang tot bepaalde communicatiemiddelen of kanalen. Denk maar aan de arbeiders van het stadsmagazijn, de werksters die op verschillende locaties werken, of de medewerkers van de thuiszorg die weinig in de gebouwen van het OCMW komen. We bereiden nu de eerste editie voor van een drie maandelijkse informatievergadering voor het personeel, waar de belangrijkste zaken voor alle medewerkers aan bod kunnen komen. Daarnaast maken we plannen voor een nieuwe gezamenlijke huisstijl, de herwerking van het informatieblad en een nieuwe website, waar we de dienstverlening van beide organisaties zo goed mogelijk willen ontsluiten voor de burgers.’
De dagelijkse bezigheden van een communicatiemedewerker? ‘Onderhoud van de website, monitoring van sociale media, opmaak en verzending van persberichten, samenstelling en opmaak van het infoblad, ontwerp van allerlei flyers en brochures, dat zit allemaal bij ons,’ vertelt Kim Maex. ‘Het is wel de bedoeling een deel van de uitvoerende, grafische taken af te bouwen, zodat we samen met collega’s meer aan beleid kunnen werken.’ Ook campagnes en evenementen zijn dikwijls communicatieprojecten. ‘Onlangs nog werkten we de lokale campagne uit voor de Week van de Duurzaamheid en zetten we een actie op het getouw met de “duurzame helden” van Scherpenheuvel-Zichem. Behalve de personeelsdag en de nieuwjaarsreceptie voor de medewerkers organiseren we in 2020 voor het eerst een nieuwjaarsreceptie voor onze inwoners, een initiatief waar trouwens veel vraag naar is.’
(Lees verder onder het kaderstukje)
Veel van het lokale communicatiewerk krijgt pas echt vorm in overleg met collega’s van andere gemeente- en OCMW-diensten. ‘Periodiek overleg is er bijvoorbeeld met de informatieveiligheidscel,’ zegt Kim Maex, ‘en we zijn betrokken bij crisiscommunicatie, maar die moet gelukkig zelden in actie schieten. Waardevol voor ons is nog de redactieraad, waar we samen met collega’s de inhoud voor ons tweemaandelijks informatieblad bekijken en aan teksten werken. In het kader van de integratie van onze besturen startten we verder met een aantal werkgroepen rond verschillende thema’s. Een daarvan is de verbetering van de interne en externe communicatie. We lanceerden een oproep voor geïnteresseerden en spraken collega’s daarvoor ook persoonlijk aan. Met die groep vergaderden we een aantal keer. Momenteel loopt een groot project ten einde: we lieten de Thomas More Hogeschool een bevolkingsonderzoek uitvoeren over de beleving van onze gemeentelijke communicatie. Met de resultaten daarvan gaan we nu in dezelfde werkgroep bekijken wat de verwachtingen van de inwoners zijn, en hoe en wanneer we daar het best op kunnen inspelen.’
‘De inhoud van de website is evengoed groepswerk,’ vult Kim Maex aan. ‘We kunnen de hele website immers niet vullen met ons tweeën. Waardevolle suggesties krijgen we van collega’s met een loketfunctie, die rechtstreeks in aanraking komen met de burgers. Van hen horen we met welke vragen burgers komen, het is dan belangrijk dat wij de antwoorden op die vragen online zo zichtbaar en vindbaar mogelijk maken. De vragen van de inwoners stromen trouwens veel beter door sinds we samen met de mensen van het onthaal en het secretariaat onder de algemene directie vallen. Onderling communiceren we nu veel vlotter, de onthaalmedewerkers kunnen inwoners beter doorverwijzen, en zo versterken ze mee de communicatiewerking. En de verhouding met onze bestuurders? Onze schepen zie ik geregeld, en bij de burgemeester kan ik zo nodig elke dag terecht voor vragen of advies.’
